??新聞發(fā)布會又稱記者招待會，是政府、企業(yè)、社會團(tuán)體，把 各新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一有關(guān)消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種特殊會議。召開新聞發(fā)布 會是共青團(tuán)組織配合重大活動和會議，開展社會宣傳、樹立自身 形象的重要形式。
??新聞發(fā)布會最大的特點(diǎn)是消息發(fā)布的形式比較正式、隆重且規(guī)格較高。組織新聞發(fā)布會，應(yīng)做到：(1) 要做好新聞發(fā)布會前的準(zhǔn)備工作。研究確定新聞發(fā)布會的必要性和可能性，選擇最佳時機(jī)和最佳方式。一般來說，團(tuán)組 織的重大事件和會議，如團(tuán)代會、新長征突擊手表彰會、巡回演 講報告團(tuán)、推出重要先進(jìn)人物、開展重要公益活動、團(tuán)的重大慶祝曰或紀(jì)念日等，都可以視情況召開新聞發(fā)布會。
??會議地點(diǎn)要交 通方便，環(huán)境適宜，會場布置要適合記者采訪。結(jié)合會議主題，準(zhǔn) 備新聞發(fā)布稿或報道提綱及其他宣傳背景輔助材料。宣傳提綱和材料要準(zhǔn)確、生動，統(tǒng)一口徑，盡量全面、詳細(xì)、具體，可以有 口頭的、文字的、實(shí)物的、圖片的、模型的材料，還可以準(zhǔn)備幻 燈片、錄音帶、錄像帶，以便在會上分發(fā)，展示或播放，增強(qiáng)發(fā)言人的講話效果。
??選擇能夠勝任此項工作的主持人和發(fā)言人。主 持人應(yīng)是常和新聞單位聯(lián)系的團(tuán)的宣傳部門的負(fù)責(zé)人，發(fā)言人應(yīng) 是這一級團(tuán)組織了解全面情況和宣傳主題又具有權(quán)威性的領(lǐng)導(dǎo)干部。新聞發(fā)布會的舉行時機(jī)應(yīng)選擇新聞發(fā)布效果好又不是節(jié)假日和重大社會活動的日子。新聞發(fā)布會還要選擇好邀請參加的記者 范圍。
??各方面的記者都要照顧到，報紙、雜志記者，電臺、電視臺記者，還有攝影記者。也可以只請和宣傳活動有直接關(guān)系的記 者參加。給記者發(fā)邀請信，一般是認(rèn)識的記者發(fā)給記者本人，不 認(rèn)識的記者發(fā)到報社、電臺、電視臺，再由他們選派記者出席。會前應(yīng)打個電話落實(shí)記者出席情況。
??(2) 新聞發(fā)布會召開過程中要注意的問題。做好記者的簽到、材料分發(fā)等接待工作。記者進(jìn)門時應(yīng)首先簽到，使會議的組織者 對記者出席情況有準(zhǔn)確了解，同時按人數(shù)分發(fā)宣傳材料和紀(jì)念品， 以免遺漏和重復(fù)，也使記者在會議之前了解新聞的主題和背景，整理出有興趣的重點(diǎn)，并準(zhǔn)備提問。
??組織者在記者就位后應(yīng)和記者 進(jìn)行簡短的接觸和交談，使記者了解組織者對記者所在新聞機(jī)構(gòu) 報道的具體希望和要求。如果有參觀和實(shí)地采訪活動，應(yīng)安排好專人引導(dǎo)記者參觀采訪，給他們做認(rèn)真詳細(xì)的情況介紹。會議主 持人和發(fā)言人應(yīng)充分發(fā)揮作用，準(zhǔn)確明白地介紹背景情況和宣傳 要點(diǎn)及組織者對各新聞單位宣傳規(guī)模、方式、時間的建議和要求。
??主持人和發(fā)言人的言談要莊重得體，會議氣氛應(yīng)嚴(yán)肅而活躍，引 導(dǎo)記者踴躍提問，切實(shí)把握住會議的主題，維持會議的秩序，嚴(yán) 格掌握好會議的時間。遇到回答不了的問題時，應(yīng)告訴記者如何獲得答案的途徑，不能簡單地說“無可奉告”。對于不愿發(fā)表的東 西或機(jī)密情報，應(yīng)向記者解釋原因，求得理解。
??不要隨便打斷記 者的發(fā)言和提問。所發(fā)布的消息必須準(zhǔn)確無誤，若發(fā)現(xiàn)有錯誤的地方應(yīng)馬上公開更正。(3) 做好新聞發(fā)布會的善后工作。盡快整理出新聞發(fā)布會的記錄材料，從中總結(jié)此次會議成功和失敗之處，將這些材料通報 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門并編成檔案儲存。搜集到會記者在各報刊或電臺、 電視臺所作的報道，對其文字、照片和電臺電視臺的啟示說明進(jìn)行歸類分析，檢查是否達(dá)到了這次新聞發(fā)布會的目的。
??對各位記者提問的傾向性和聊天中所透露的看法進(jìn)行分析，了解各位記者 所代表的新聞機(jī)構(gòu)的背景及其意見和態(tài)度產(chǎn)生的原因，以便在下次新聞發(fā)布會中更好地確定邀請范圍，提高宣傳的針對性。