展覽會邀請函要怎樣寫

你參考別人寫的邀請函改改就行了，網(wǎng)上到處都是。

信息來源 好展會網(wǎng)

第一屆展覽會如何招商,說的越詳細(xì)一點(diǎn)越好！謝謝！

雖然分不多,但看在我們都在操作第一屆展會的情況下,還是一起分享吧.一般人我不會告訴他的

招展策劃與展位營銷

一、建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫

（一）、收集目標(biāo)參展商信息的渠道

目標(biāo)參展商的有關(guān)信息可以通過以下各種方法來收集：

1、通過行業(yè)企業(yè)名錄收集

2、通過商會和行業(yè)協(xié)會收集；

3、通過政府主管部門收集；

4、通過專業(yè)報刊收集；

5、通過同類展會收集；

6、通過外國駐華機(jī)構(gòu)收集；

7、通過專業(yè)網(wǎng)站收集；

8、通過電話黃頁收集。

二、展區(qū)和展位劃分

（一）、劃分展區(qū)和展位的原則：

1、按專業(yè)題材劃分展區(qū)；

2、要有利于提高展會的檔次；

3、要有利于觀眾的參觀；

4、要有利于提高參展商的展出效果；

5、要有利于展會現(xiàn)場管理和現(xiàn)場服務(wù)。

6、合理安排展會的功能區(qū)域：登記處、咨詢處、洽談區(qū)、休息區(qū)、新聞中心等。

三、招展價格

（一）、招展價格的制定

制定合理的招展價格，需要考慮：

1、要充分考慮競爭的需要；

2、要結(jié)合展會的發(fā)展階段來定價；

3、要結(jié)合展會的價格目標(biāo)來定價：利潤目標(biāo)、市場份額目標(biāo)、撇取目標(biāo)、質(zhì)量領(lǐng)先目標(biāo)、生存目標(biāo)

4、要考慮展會的價格彈性來定價；

5、要考慮展會展覽題材所在行業(yè)的狀況；

6、展區(qū)和具體展位的位置差別；

7、國外參展商與國內(nèi)參展商的展位價格。

（二）、招展價格折扣制定

1、統(tǒng)一折扣。

所有的參展商都適用于一個統(tǒng)一的折扣標(biāo)準(zhǔn)。折扣標(biāo)準(zhǔn)按照參展商參展面積的大小來制定。

2、差別折扣。

將價格折扣標(biāo)準(zhǔn)按需要分為幾種，針對不同的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不同的價格折扣。

3、特別折扣。

通常是給予那些參展規(guī)模較大、在行業(yè)內(nèi)有較大影響力和知名度的企業(yè)以特別優(yōu)惠的價格。

4、位置折扣

針對展館內(nèi)場地位置的優(yōu)劣而制定的折扣標(biāo)準(zhǔn)。

（三）、執(zhí)行招展價格時應(yīng)注意的問題

1、嚴(yán)格執(zhí)行價格及價格折扣標(biāo)準(zhǔn)；

2、加強(qiáng)對招展代理的招展價格管理；

3、避免在招展末期低價傾銷展位；

4、嚴(yán)格控制差別折扣和特別折扣的適用范圍。

四、展會招展函

（一）、招展函的主要內(nèi)容

1、展會的基本內(nèi)容。

包括展會名稱和LOGO、展會的舉辦時間和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、辦展起因和辦展目標(biāo)、展會特色、展品范圍、價格。

2、市場狀況介紹。

行業(yè)狀況、地區(qū)的市場狀況

3、展會招商和宣傳推廣計劃。

招商計劃——簡要介紹展會計劃邀請專業(yè)觀眾的辦法、范圍和渠道。

宣傳推廣計劃——簡要介紹展會宣傳推廣的手段、辦法、范圍和渠道以及展會計劃如何擴(kuò)大其影響的措施等。

相關(guān)活動——簡要介紹展會期間將要舉辦哪些相關(guān)活動、各種活動的舉辦時間和地點(diǎn)以及參展商參加活動的聯(lián)系辦法等。

服務(wù)項(xiàng)目——參展商將能從展會獲得的服務(wù)，包括有償服務(wù)和免費(fèi)服務(wù)。

4、參展辦法：包括如何辦理參展手續(xù)、付款方式、參展申請表、聯(lián)系辦法。

5、各種圖案：展館圖、展館周邊地區(qū)交通圖等圖片。

（二）、編制招展函的原則

1、內(nèi)容全面準(zhǔn)確；

2、簡單實(shí)用；

3、美觀大方；

4、便于郵寄和攜帶。

五、招展方案（對代理公司及招展渠道）

（一）、招展方案的基本內(nèi)容

1、產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)。

從宏觀上介紹和指出展覽題材所在行業(yè)在全國的分布特點(diǎn)，指出各地區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，介紹該產(chǎn)業(yè)的企業(yè)結(jié)構(gòu)狀況及分布情況。

2、展區(qū)和展位劃分。

介紹展會對展區(qū)和展位的劃分和安排情況，并附上展區(qū)和展位劃分平面圖。

3、招展價格。

列明展會的招展價格及制定該價格的依據(jù)。

4、招展函的編制與發(fā)送。

介紹招展函的內(nèi)容、編制辦法和發(fā)送范圍與方法。

5、招展分工。

對展會的招展工作分工作出安排，包括招展單位分工安排、本單位內(nèi)招展人員及分工安排、招展地區(qū)分工安排等。

6、招展代理。

對展會招展代理的選擇、指定和管理等作出安排，對代理傭金水平及代理招展的地區(qū)范圍與權(quán)限等作出規(guī)定。

7、招展宣傳推廣。

對配合展會招展所做的各種招展宣傳推廣活動作出規(guī)劃和安排。

8、展位營銷辦法。

提出適合本展會展位營銷的各種渠道、具體辦法及實(shí)施措施，對招展人員的具體招展工作作出指引。

9、招展預(yù)算。

對各項(xiàng)招展工作的費(fèi)用支出作出初步預(yù)算，以便展會能及時、合理地安排各種所需要的費(fèi)用支出。

10、招展總體進(jìn)度安排。

對展會的各項(xiàng)招展工作進(jìn)度作出總體規(guī)劃和安排，以便控制展會招展工作的進(jìn)程，確保展會招展成功。

（二）、招展分工

展會招展分工涉及兩方面內(nèi)容：各招展單位之間的分工安排和本單位內(nèi)招展人員及其分工的安排。

1、要確定招展的人員名單；

2、要明確各招展人員負(fù)責(zé)招展的地區(qū)范圍和重點(diǎn)目標(biāo)客戶名單；

3、要制定各招展人員的信息溝通和工作協(xié)調(diào)辦法；

4、制定統(tǒng)一安排展位的措施。

（三）、招展代理

1、招展代理的種類及其來源。

一般代理、獨(dú)家代理、排他代理、承包代理。

2、代理商的權(quán)利與責(zé)任。

權(quán)利：1）、按合同規(guī)定收取傭金；

2）、從辦展機(jī)構(gòu)獲取招展必須的完整資料；

3）、按合同享受辦展機(jī)構(gòu)對展會及代理商的宣傳推廣支持；

4）、在規(guī)定的時間內(nèi)預(yù)定的展位能得到保證。

責(zé)任：1）、按合同規(guī)定的代理形式和條件切實(shí)履行職責(zé)，依法經(jīng)營；

2）、有責(zé)任對所代理的展覽項(xiàng)目進(jìn)行宣傳推廣；

3）、定期向辦展機(jī)構(gòu)有關(guān)責(zé)任人匯報情況；

4）、對辦展機(jī)構(gòu)劃定的展位不得有異議；

5）、維護(hù)辦展機(jī)構(gòu)和展會的聲譽(yù)和形象；

6）、按辦展機(jī)構(gòu)規(guī)定的價格招展，按時收取和繳納參展款；

7）、不得對辦展機(jī)構(gòu)制定的參展條件做私自改動；

8）、必須協(xié)助辦展機(jī)構(gòu)做好參展商的服務(wù)工作。

3、代理傭金

獨(dú)家代理、排他代理和一般代理的代理傭金，一般按辦展機(jī)構(gòu)實(shí)收到的、由該代理商找來的參展商所交的參展費(fèi)總額的15-20%的比例提取，承包代理商一般為25%或更高。

代理傭金支付的時間和方法，有以下幾種：定期結(jié)算、定期支付；逐筆結(jié)算、匯總支付；逐筆結(jié)算、逐筆支付。

4、代理商的管理

1）、堅持定期書面報告制度；

2）、招展價格的控制；

3）、收款和展位劃定；

4）、參展商的參展費(fèi)；

5）、累進(jìn)制折扣的控制。

5、代理風(fēng)險的防范

1）、多頭對外的風(fēng)險；

2）、代理商欺騙客戶的風(fēng)險；

3）、損壞辦展機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)和形象的風(fēng)險；

4）、收款和展位劃位混亂的風(fēng)險；

5）、展位臨期空缺的風(fēng)險。

（四）、招展宣傳推廣

招展宣傳推廣的策略、渠道，招展宣傳推廣的時間和地域安排。

（五）、招展預(yù)算

展會的直接招展費(fèi)用主要包括：

1、招展人員費(fèi)用，包括招展工作人員的工資、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等。

2、招展宣傳推廣費(fèi)用。

3、代理費(fèi)用。

4、招展資料的編印和郵寄費(fèi)用。

5、招展公關(guān)費(fèi)用。

6、其他不可預(yù)見的費(fèi)用。

（六）、招展進(jìn)度計劃

在展會開幕前12個月，招展工作就要開始；

前9個月，招展宣傳推廣活動大規(guī)模實(shí)施；

前6個月，重點(diǎn)客戶拜訪工作基本結(jié)束；

前3個月，展會招展任務(wù)基本完成。

附：展位營銷辦法

（一）、關(guān)系營銷（辦展機(jī)構(gòu)、目標(biāo)參展商及展會服務(wù)商）

（二）、合作營銷

合作營銷的合作伙伴主要有以下一些機(jī)構(gòu)和單位：

1、行業(yè)協(xié)會和商會；

2、國內(nèi)外著名展覽主辦機(jī)構(gòu)；

3、專業(yè)報刊；

4、國際組織；

5、各種招展代理；

6、行業(yè)知名企業(yè)；

7、國外同類展會；

8、外國駐華機(jī)構(gòu)；

9、政府有關(guān)部門；

10、網(wǎng)絡(luò)渠道（門戶網(wǎng)站或?qū)I(yè)網(wǎng)站）。

（三）、直復(fù)營銷

直復(fù)營銷方式包括：直接郵寄營銷、電話營銷、展會現(xiàn)場推廣、直接拜訪客戶以及其他媒體營銷等。

（四）、網(wǎng)絡(luò)營銷

1、自己建立展會專門網(wǎng)站；

2、在行業(yè)專業(yè)網(wǎng)站上營銷；

3、自己網(wǎng)站與行業(yè)專業(yè)網(wǎng)站互聯(lián)。

（五）、公共關(guān)系營銷（新聞發(fā)布會、推介會等）