一、籌備展會(huì)需要準(zhǔn)備什么

下面是展會(huì)策劃的一些相關(guān)知識(shí)，希望對(duì)你有所幫助。

會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介

一、 會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念：

會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。

二、 會(huì)展預(yù)備階段的文案種類(lèi)：

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說(shuō)明書(shū)、展會(huì)招展方案、展會(huì)招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃、觀眾邀請(qǐng)函、參展合同、展出工作方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案等。

第二節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案寫(xiě)作

一、《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》的寫(xiě)作

（一）《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》的概念：

所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會(huì)名稱(chēng)和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃．現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。

《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

（二） 展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》主要包括以下內(nèi)容：

1、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。

2、 提出展會(huì)的基本框架：包括展會(huì)的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等。

3、 展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。

4、 展會(huì)工作人員分工計(jì)劃。

5、 展會(huì)招展計(jì)劃

6、 展會(huì)招商計(jì)劃。

7、 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。

8、 展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃。

9、 展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃。

10、 展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。

11、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃。

12、 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃。

二、關(guān)于中日茶文化比較研究計(jì)劃書(shū)

可以就茶文化這一文化形式在中日兩國(guó)國(guó)內(nèi)文化層面的社會(huì)地位現(xiàn)狀——從國(guó)民茶文化認(rèn)知（文化價(jià)值認(rèn)同）、該種文化形式的社會(huì)功能角色以及其傳承傳播等情況進(jìn)行一定程度的探索。動(dòng)機(jī)和目的大致歸為“傳統(tǒng)文化形式今天的發(fā)展道路”或“如何繼承和弘揚(yáng)優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化價(jià)值”

三、2013首屆青島茶博會(huì)|城陽(yáng)茶博會(huì)，時(shí)間，地點(diǎn)？

?2013首屆青島(城陽(yáng))國(guó)際茶文化博覽會(huì)暨紫砂工藝、紅木家具、收藏精品展

?

時(shí)間：2013年9月13-16日（周五-周一）

地點(diǎn)：山東國(guó)際農(nóng)展中心（新展館，城陽(yáng)區(qū)文陽(yáng)路）

?

展會(huì)主題：弘揚(yáng)茶文化，發(fā)展茶經(jīng)濟(jì)，培育茶品牌！

四、展會(huì)進(jìn)度時(shí)間表怎么安排時(shí)間的

你好，

展會(huì)安排可以如下，可供參考，希望對(duì)你有幫助，

一、 計(jì)劃立項(xiàng)

1、 工作時(shí)段安排；包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計(jì)劃表。

（1）包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查

對(duì)行業(yè)而言項(xiàng)目的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)是否夠大

地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。

時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。項(xiàng)目?jī)?nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類(lèi)的。

同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國(guó)內(nèi)知名展會(huì)的沖突。

（2）實(shí)施的具體方案

（3）宣傳費(fèi)用計(jì)劃表

A、廣告時(shí)間段的投入

以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項(xiàng)目開(kāi)始（前兩個(gè)月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專(zhuān)業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專(zhuān)業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開(kāi)展前一個(gè)月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專(zhuān)業(yè)媒體]

B、廣告投放的形式

戶(hù)外廣告（主要是POP板、車(chē)身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì)之前一段時(shí)間以及展會(huì)期間）

雜志報(bào)紙媒體廣告（主要是專(zhuān)業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

2、 尋找主辦單位。

（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

（2）合作方式：一種合作方式為對(duì)方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會(huì)利潤(rùn)的百分之幾；另一種形式為對(duì)方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請(qǐng)各種批文

4、場(chǎng)地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì),主要是引起百姓關(guān)注的;而國(guó)際會(huì)展中心主要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的展會(huì).

5、聯(lián)系宣傳媒體

（1） 對(duì)象：專(zhuān)業(yè)媒體和大眾媒體

（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì)刊廣告交換。

6、制作邀請(qǐng)函（已經(jīng)附）

7、建立客戶(hù)名錄（通過(guò)會(huì)刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

二、 實(shí)施招展

1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門(mén)拜訪、朋友介紹等

2、 招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過(guò)電話傳真、郵件等方式把項(xiàng)目邀請(qǐng)函發(fā)給客戶(hù)名錄中的單位）

（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）

A、在對(duì)方收到邀請(qǐng)函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會(huì)產(chǎn)生三種客戶(hù)：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；

針對(duì)第一種客戶(hù)：

問(wèn)清客戶(hù)需求

要求進(jìn)一步促成購(gòu)買(mǎi)

愉快地答應(yīng)客戶(hù)的

針對(duì)第二種客戶(hù)：

了解客戶(hù)拒絕的原因

為面談作好準(zhǔn)備

二次面談

向客戶(hù)推薦下一屆展覽會(huì)

要求客戶(hù)介紹其它客戶(hù)

保持關(guān)系，待以后聯(lián)系

針對(duì)第三種客戶(hù)：

問(wèn)清客戶(hù)需求和異議

進(jìn)行第二次拜訪

消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書(shū)：項(xiàng)目邀請(qǐng)函、展位確認(rèn)書(shū)、參展商指南

三、 實(shí)施招商

（1） 在招展過(guò)程中，可以把拒絕型客戶(hù)轉(zhuǎn)換成參觀商

（2） 通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀商

（3） 主要的招商工作還是在開(kāi)展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請(qǐng)；打電話邀請(qǐng)。

（4） 組辦單位為展會(huì)提供的工作

四、 相關(guān)活動(dòng)

展覽會(huì)的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì)、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì)的形象與檔次。

五、 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)

（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺(tái)的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)?/p>

（2） 開(kāi)展：現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

六、 展會(huì)后的控制工作

包括參觀參展的意見(jiàn)反饋等，后期了解工作

希望對(duì)你有幫助~！