展會接待客戶方案及流程

1、熟知展會期間各個主要流程的安排，及時掌握相關(guān)會議變動等情況，以便提供咨詢。

2、掌握賓客人數(shù)、報到和入住的時間、房間、電話、就餐安排以及會后離開的時間。

3、根據(jù)承辦單位的要求、標準，對參與接待的保障人員進行動員和禮節(jié)禮貌專項培訓(xùn)。

4、對賓客及時提醒安全注意事項，提醒參加展會時間、地點、人員、內(nèi)容等相關(guān)事項。

5、著裝大方、語言得體，增強服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量，參與接待的場所保持干凈整潔。

會展項目接待的總體流程

屬于商務(wù)服務(wù)

會議服務(wù)是指會場有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員，通常被稱為“會議官員”。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經(jīng)過培訓(xùn)。他（她）們似乎做的都是一些具體服務(wù)工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環(huán)節(jié)。國際機構(gòu)的常設(shè)秘書處還設(shè)有專門負責會議服務(wù)（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。

一般而言，作為專業(yè)的會議服務(wù)公司，對于會議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專業(yè)更到位，會議服務(wù)流程大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、策劃 作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。

2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務(wù)。

4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

5、執(zhí)行 嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算 雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

展會接待客戶方案及流程圖

1、低成本接觸合作客戶

公司要接觸到合格的客戶，參加展會是最有效的方式。根據(jù)調(diào)查顯示，利用展會接觸客戶的平均成本僅為其他方式接觸客戶成本的40%。

2、工作量少，質(zhì)量高，簽單率高

在展會上接觸到合格客戶后，后繼工作量較少。調(diào)查顯示，展會上接觸到的意向客戶，企業(yè)平均只需要給對方打1.8個電話就可以做成交易。相比之下，平時的典型業(yè)務(wù)銷售方式卻需要7.8個電話才能完成；同時，客戶因參觀展會而向參展商下的所有訂單中，54%的單子不需要個人再跟進拜訪。

3、結(jié)識大量潛在客戶

研究顯示，以一家展商攤位上的平均訪問量為基數(shù)，只有12%的人在展前12個月內(nèi)接到該公司銷售人員的電話；88%為新的潛在客戶，而且展會還為參展商帶來高層次的新客戶。對于參展公司的產(chǎn)品和服務(wù)來說，展會上49%的訪問者正計劃購買那些產(chǎn)品和服務(wù)。

4、競爭力優(yōu)勢--展示想象和實力

展覽會為參展商在競爭對手面前展示自身實力提供了機會。通過訓(xùn)練有素的展臺職員、積極的展前和展中的促銷、引人入勝的展臺設(shè)計，參展公司的競爭力可以變得光芒四射。而且，展會的參觀者還會利用這個機會對各個參展商進行比較。因此，展覽會是一個讓參展商展示自身形象和實力的好機會。

5、節(jié)省時間—事半功倍

在三天的時間里，參展商接觸到的潛在意向客戶比其6個月甚至1年里能接觸到的客戶數(shù)量還要多；更重要的是，面對面地與潛在客戶交流是快速建立穩(wěn)定的客戶關(guān)系的重要手段。

6、融洽客戶關(guān)系

客戶關(guān)系是許多公司的熱門話題，展覽會是融洽現(xiàn)存客戶的關(guān)系的好地方。參展商可以用下列方式對客戶表達謝意：熱情的招待、公司最新產(chǎn)品資料、公司贈品、一對一的晚餐、其他特殊的服務(wù)等。

7、手把手教客戶試用產(chǎn)品或感受服務(wù)

企業(yè)銷售人員攜帶產(chǎn)品上門進行演示的機會恐怕不多。展會營銷是參展商為潛在客戶集中演示產(chǎn)品或感受服務(wù)的最好時機和最佳場所。

8、競爭分析

展覽會現(xiàn)場提供了研究競爭形勢的機會，這個機會的作用是無法估量的。在這里，利用競爭對手提供的產(chǎn)品、價格以及市場營銷戰(zhàn)略等方面的信息，有助于您制定企業(yè)近期和長期規(guī)劃。

9、擴大企業(yè)影響

大多數(shù)展會通常都會吸引眾多媒體的關(guān)注，利用媒體進行宣傳是參展商難得的機會。

展會活動接待方案及流程

展前的準備工作

一些重要的展會甚至需要在6~9個月前就應(yīng)該準備了，準備名片、展品、展位的預(yù)算，展位得設(shè)計，展位一定突出企業(yè)的特點，一定要符合企業(yè)自身的身份，參展商必須要抓住觀眾的眼球，才能夠吸引觀展者停留下來進行進一步的探討。設(shè)備運輸?shù)馁M用，一定要找一個信譽度好的運輸企業(yè)。展示企業(yè)形象的宣傳片，宣傳資料。接待人員的確定，展示企業(yè)形象、市場保障能力、服務(wù)執(zhí)行力和企業(yè)卓越信譽，這是參展的基本特征。

展中的工作

在展會中應(yīng)通過各種可行的方式和潛在合作者進行現(xiàn)場洽談。及時宣傳自己的企業(yè)。及時報道展會的情況，報道參展企業(yè)的情況。接待人員就是企業(yè)的形象的代言人，現(xiàn)場人員要表現(xiàn)很敬業(yè)，不要敷衍、打鬧、東張西望等，待人接物要有禮貌等，一瓶礦泉水或一顆糖果有時候就能做成一筆生意。積極參加展會的各種活動。

展后的工作

展后企業(yè)要把在展會中收集到的信息納入企業(yè)的信息管理系統(tǒng)中，并進行篩選、甄別、分析和評估。同時應(yīng)不斷與展會上搜集到的客戶保持聯(lián)系與溝通，在展會現(xiàn)場溝通的內(nèi)容通常會有所保留，因此展會后的及時跟進溝通同樣必不可少。必要時還要派人上門拜訪，以展示公司的實力、誠意。

會展接待方案的主要內(nèi)容

展會屬于商業(yè)活動，既然是商業(yè)活動，最重要的目的就是創(chuàng)造價值。而這個價值可以是品牌價值也可以是直接訂單帶來的經(jīng)濟價值。

比較籠統(tǒng)的解釋參考如下： 展會，對于展商而言是提供一個展示自己企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品或者服務(wù)的平臺，在短時間內(nèi)能夠接觸到最密集的專業(yè)對口的受眾；而對觀眾而言，展會是一個聚集多家同類別的供應(yīng)商，能夠在最短的時間內(nèi)做最密集的市場了解及產(chǎn)品對比。 如果做深入研究，則需要根據(jù)企業(yè)本身參展的預(yù)算和預(yù)期來做分析。

會展接待方案包括哪些要素

會展中心管理員的職責:

1、根據(jù)工作情況，制訂會展中心年度工作計劃，報上級批準并組織實施。

2、指導(dǎo)、監(jiān)督展覽館員工按照有關(guān)工作流程和服務(wù)規(guī)范作業(yè)，以確保會展中心的服務(wù)質(zhì)量達到標準，完成上級的各項接待任務(wù)。

3、合理配置各崗位人員，并就崗位需求、員工調(diào)配等向上級提出建議。

4、組織做好各種類型團隊的接待工作。做好與旅行社等相關(guān)業(yè)務(wù)單位的關(guān)系協(xié)調(diào)工作，協(xié)助解決游客接待中遇到的問題。

5、擬定會展中心工作的規(guī)章制度，制訂接待員、講解員、安全員、保潔員等崗位的服務(wù)規(guī)范和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)計劃報上級審批后執(zhí)行。

6、根據(jù)展覽接待計劃及工作需要,收集展覽信息及接待資料，整理接待檔案，編制消耗品的預(yù)算、年度維修計劃事項。

7、根據(jù)上級安排，草擬招展、辦展方案或展覽更新方案，創(chuàng)造性地開展工作，并按要求組織實施。

參展商接待流程

1

要進行報名。不管是參加什么地方的進口博覽會都需要提前報名，獲得參會資格。這一點很重要，也是前提，需要認真準備，努力符合條件。

2

報名成功后和舉辦方詳細了解和溝通進口博覽會的相關(guān)事宜，比如流程、主題、時間、參會人員等等。

3

根據(jù)舉辦方的要求和協(xié)商的結(jié)果來準備自己要參加的項目，準備好所有的內(nèi)容，包括展覽的樣本、參會的人員等等。

4

內(nèi)部挑選合適的人參加進口博覽會，尤其是大型的進口博覽會一定要提前安排好自己企業(yè)的工作人員，包括產(chǎn)品講解人員，服務(wù)接待人員、統(tǒng)籌人員等。

5

提前安排好行程。如果是當?shù)氐倪M口博覽會則需要在會議舉辦時間內(nèi)做好安排，如果是外地的進口博覽會，則需要提前訂票，安排好參會人員的行程。

6

進行展覽內(nèi)容的準備和制作，一般情況下會有很多的樣品需要制作，還需要準備很多的宣傳材料，比如海報、產(chǎn)品說明手冊等等。

7

做好備選方案，比如人員的選擇方面，盡可能多出一兩個，這樣有突發(fā)情況發(fā)生的時候，不會影響和耽誤自己參加進口博覽會，保證自己的公司順利完成展覽任務(wù)。

展廳接待客戶的流程

汽車4S店銷售流程包括展廳接待、洽談（即需求分析）、車輛講解（介紹車輛款式）、成交、后期跟蹤服務(wù)等內(nèi)容。展廳接待是一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

展廳接待是一個專職崗位，在4S店里一般屬于銷售部。其工作職責可以理解為銷售顧問工作的一部分，對于客流量大的4S店，為了做好客戶服務(wù)，一般都會設(shè)置專職展廳接待崗位，目的是為了做好客戶分流，減少客戶被冷落的現(xiàn)象，提高客戶滿意度。

工作內(nèi)容為：客戶進展廳時第一時間去迎接，問好，詢問客戶來店目的，介紹4S店服務(wù)項目，接受客戶咨詢，引導(dǎo)客戶接受后續(xù)服務(wù)，有的店還會增加提供飲品、接電話、等內(nèi)容。

從業(yè)人員需要接受禮儀、銷售流程、汽車相關(guān)專業(yè)知識、滿意度等內(nèi)容的培訓(xùn)。接觸的人員當然比較廣了，能鍛煉待人接物的能力，做好了，要以朝銷售顧問的方向去發(fā)展。

展會如何接待客戶

1.會展人力資源管理

人力資源是會展活動的決定性要素。會展人力資源管理的任務(wù)是通過制定會展人力資源戰(zhàn)略和人才工作計劃，科學(xué)合理地設(shè)計會展工作崗位，做好會展人才的招聘、培訓(xùn)、服務(wù)、使用、協(xié)調(diào)等一系列工作，為實現(xiàn)會展活動的目標提供智力和人力保障。

2.會展營銷管理

會展營銷管理是為達到會展目標而規(guī)劃和實施會展理念、會展產(chǎn)品定位、會展服務(wù)、價格和促銷策略的過程，它包括會展市場的分析、會展市場目標的選擇、招展招商和招募會員策略的優(yōu)化、營銷過程的控制等環(huán)節(jié)。

3.會展信息管理

會展活動從本質(zhì)上來說是一種信息交流活動。信息是會展活動的起點，也是會展活動的終點.會展信息管理的具體任務(wù)是開展會展信息的收集、加工、傳遞、存貯、檢索，為主辦單位領(lǐng)導(dǎo)、與會者、參展者、客商和記者各方面提供及時、準確、系統(tǒng)和有效的信息。

4.會展服務(wù)管理

會展服務(wù)包羅萬象，會展管理的成功多半來自一流的服務(wù)。會展服務(wù)的對象是與會者、參展商和觀眾，甚至還包括媒體記者，服務(wù)的內(nèi)容包括為與會者、參展商、觀眾和記者提供旅游、文書、通信、采訪、接待、禮儀、交通、后勤、金融、展臺設(shè)計與展具制作等各方面。

5.會展財務(wù)管理

會展作為一種經(jīng)濟現(xiàn)象和經(jīng)濟活動，需要一定的資金投入，也會有一定的經(jīng)濟回報。會展財務(wù)管理的任務(wù)就在于編制財務(wù)預(yù)算、開辟籌資渠道、保證資金到位、實施財務(wù)監(jiān)管、降低會展成本、提高會展效益.

6.會展物流管理

會展物流管理以滿足參展商的需求為目標，向參展商提供包裝、運輸、通關(guān)、搬運、倉儲、布展、撤展等一系列的物流服務(wù)，以最低的物流成本達到參展商所滿意的服務(wù)水平，同時保證會展活動按時順利進行。

7.會展廣告宣傳管理

會展廣告宣傳管理包括會展活動本身的廣告宣傳和參展商、客商和贊助商的廣告管理兩個方面。

會展活動本身的廣告是會展營銷中最受重視和運用最廣的促銷策略和促銷手段，是主辦者與參會者、參展者以及眾多的觀眾之間的一座橋梁。它對宣傳會展服務(wù)的品牌，樹立和鞏固會展形象，增強與會者、參展者和客商的信任度，提高招商、招展和會員招募的效率等有重要作用.

在會展活動過程中，參展商、客商和贊助商會利用場館或媒體進行廣告宣傳。這類廣告是主辦者擁有的資源，是會展收入或資金籌集的重要渠道，因此，主辦者要充分重視這類廣告資源的開發(fā)利用，同時，在廣告的內(nèi)容、形式、發(fā)布時間和方式等方面進行有效管理。

8.會展場館管理

會展場館管理即會展活動的現(xiàn)場管理，其內(nèi)容包括會場布置，報到與簽到，每大開、閉館，安排參展單位工作人員的作息時間，布展、撤展以及辦理展品進、出館手續(xù)，負責場館的安全、衛(wèi)生和噪聲等方面的管理。

9.會展保密管理

會展保密管理是一項特殊的管理。一般說來，涉及國家秘密和商業(yè)秘密的會議保密要求較高，必須采取嚴格的保密措施。展覽活動的保密要求相對較低，但也有涉及商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)的展品、項目，展出和洽談時應(yīng)注意保密。

展會接待客戶方案及流程表

1、會展接待前期準備；包括有接受會展預(yù)訂，會前協(xié)調(diào)、展前協(xié)調(diào)、會展前檢查、會議接待物品準備 會場基本設(shè)施 常用文具的準備 生活用品的準備 會場裝飾用品、視聽器材的準備 展覽接待物品準備 展覽道具 照明設(shè)施 會展文案準備 會展文案寫作的要求

2、展會現(xiàn)場服務(wù)：包括第禮儀接待服務(wù)規(guī)范 展覽現(xiàn)場各環(huán)節(jié)迎接禮儀 展臺禮儀接待服務(wù)規(guī)范 展覽會接待人員禮儀 展會物資管理服務(wù)的內(nèi)容 展會現(xiàn)場安全服務(wù)的內(nèi)容 展會現(xiàn)場安全工作人員的服務(wù)規(guī)范 展覽現(xiàn)場危機處理

3、展會后續(xù)服務(wù)：包括會場、展覽場館的收尾工作 致謝、宣傳 結(jié)清賬目處理投訴 征詢客戶意見 會展中的餐飲接待服務(wù)